В январе 2021 года президент России В.В.Путин поручил правительству провести эксперимент по использованию электронных дубликатов документов, выдаваемых государственными органами. О результатах должно быть доложено 21 декабря 2021 года.
На первом этапе будет определен перечень документов, которые можно будет перевести в электронный вид, а также описаны ситуации, в которых электронные дубликаты смогут заменить оригинал документа.
Предполагается, что это будет работать следующим образом: при обращении за любой государственной услугой гражданам предложат создать электронные дубликаты подаваемых им документов, которые в дальнейшем будут отображается в его личном кабинете на портале госуслуг. Дубликаты будут заверяться усиленной квалифицированной подписью сотрудника МФЦ. Всего в перечне 18 документов, в частности: паспорт, загранпаспорт, свидетельство ЗАГС, документы об образовании и квалификации, военный билет, трудовая книжка и др.
Храниться электронный дубликат будет в автоматизированной информационной системе МФЦ в течение трех лет с момента создания.
В настоящее время в разработке находится законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и материальных дубликатов документов». В качестве эксперта в проекте участвует компания 1С.
Но, не все так чудесно и пасторально. Как часто бывает, возникают противоречия. Минфином опубликовал проект стандарта бухгалтерского учета. В нем есть пункт 23, который ЗАПРЕЩАЕТ ПЕРЕВОДИТЬ БУМАЖНЫЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ В ЭЛЕКТРОННЫЙ ВИД ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ. И он противоречит статье 14 текущей версии законопроекта, где речь идет о том, что экономические субъекты вправе СОЗДАВАТЬ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДУБЛИКАТЫ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ. Надо помнить, что федеральные законы имеют большую силу в сравнении с ведомственными документами. И если проект об электронных архивах будет принят, оцифровка накопленных бумажных документов все-таки станет возможной.